Définir et concevoir un plan de projet de service
PROGRAMME
JOUR 1
JOUR 1
Repérer les éléments pour la définition d’un projet de service
- Définir le projet
- Mobiliser les acteurs
- Prendre des décisions stratégique et opérationnelle
Qui doit rédiger le projet de service ?
- A qui revient la responsabilité de la rédaction du projet
- Prévoir la consultation des membres de son équipe
- Définir les missions
Définir la politique du projet
- Définir le cadre du projet
- Définir la politique de l’entreprise
- Communiquer à l’équipe pour une meilleure mobilisation
- Prendre en compte les besoins et les attentes des clients internes
- Intégrer les contraintes réglementaires et normatives en vigueur
- Tenir compte des compétences du personnel
- Tenir compte des contraintes techniques et organisationnelles
- S’approprier la démarche d'élaboration du projet de service
-
(Mission du projet à usage intérieur, politique du chef de service, objectifs à Court, moyen et long termes-, tableau de bord stratégique, contraintes réglementaires et normatives, besoins et attentes des clients, contraintes techniques et organisationnelle, volonté du chef de service, compétences des acteurs)
JOUR 2
Mise en oeuvre de la politique
- Définir des objectifs
- Adopter des tactiques différentes
- Imposer des étapes qui sont les objectifs à termes
- Utiliser des objectifs clairs, connus, réalisables et mesurables
- Déléguer la responsabilité et la réalisation à des collaborateurs
- Traiter les problèmes qui risquent de mettre en cause la politique
Formaliser le projet de service
- Adapter la forme pour une meilleure facilité de lecture
Présenter le projet selon les étapes suivantes
- Enoncé de la politique du chef de service sous forme de volonté exprimée
- Enoncé des objectifs correspondants et des délais.
- Enoncé des moyens associés pour atteindre les objectifs.
- Enoncé des indicateurs utilisés pour suivre les objectifs.
Définir la politique du chef de service
-
Assurer une qualité optimum du service rendu dans le respect des contraintes budgétaires et réglementaires
- Mettre en place et entretenir un système d'assurance de la qualité
- Optimiser le fonctionnement interne pour gagner le temps nécessaire
JOUR 3
Revoir les objectifs, moyens et solutions pour le service ou l’entité en :
- Revoyant le mode et les outils
- Aidant les prescripteurs et la direction générale à interpréter les variations
- Renforçant la présence pour améliorer l'information
- Améliorant l'intégration des nouveaux personnels
- Améliorant les relations avec les différents acteurs
Définir des indicateurs
- Objectif 1 : Respect du planning, évolution de la satisfaction du personnel sur le temps consacré au service en question
- Objectif 2 : Evolution de la satisfaction des acteurs et de la direction sur l’information donnée par le service ou l’entité
- Objectif 3 : Evolution de la satisfaction des acteurs et de la direction sur l’implication du service ou de l’entité
- Objectif 4 : Respect des délais dans la mise en place de la procédure
Prévoir des annexes
-
Faire figurer le détail de chaque projet correspondant aux objectifs (sous forme de fiche projet)
- Composer une fiche projet
- Lister les étapes (tâches) du projet spécifiant si besoin le « QQQCP »
- Planifier les étapes formalisées dans un planning du type Gantt